Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennung künftig vorliegen, wird diese Erklärung entsprechend aktualisiert.

2. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen und Statuscodes gehören. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Stabilität, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb. Serverprotokolle werden nach den Vorgaben des Hosting-Dienstes nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsabwehr erforderlich sind; eine längere Aufbewahrung erfolgt nur bei einem konkreten Sicherheitsvorfall oder einer gesetzlichen Pflicht.

MietMemo verwendet Vercel Web Analytics für zusammengefasste Aufruf- und Produkt-Ereignisdaten sowie Vercel Speed Insights für technische Leistungswerte wie Ladezeit, Reaktionsfähigkeit und Layoutstabilität. Vor der Übermittlung entfernt MietMemo URL-Parameter und Fragmente. Namen, E-Mail-Adressen, Wohnungsadressen, Akten-IDs, Freitexte und Dateinamen werden nicht als Analysemerkmale übermittelt. Erfasste Produkt-Ereignisse beschreiben ausschließlich Schritte wie Check-Start, Freischaltungsanzeige, Zahlungsweiterleitung, Check-Abschluss oder Exportformat.

Die Auswertung dient der Verbesserung von Auffindbarkeit, Bedienbarkeit, Stabilität und Kaufablauf auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Vercel Web Analytics verwendet nach Anbieterangaben keine Drittanbieter-Cookies und stellt aggregierte Statistiken bereit. MietMemo setzt keine Werbe-Cookies ein und erstellt mit diesen Daten keine websiteübergreifenden Werbeprofile. Weitere Informationen enthält die Datenschutz- und Compliance-Beschreibung von Vercel Web Analytics.

3. Technisch notwendiger 48-Stunden-Zwischenspeicher

Damit der kostenlose Check auf Mobilgeräten nicht durch einen geschlossenen Tab, knappen Browserspeicher oder einen Seitenwechsel verloren geht, speichert MietMemo den aktuellen Entwurf und hochgeladene Dateien ohne Konto befristet privat bei Supabase. 48 Stunden nach der letzten Nutzung endet der Zugriff. Die physische Löschung folgt im nächsten regelmäßig alle 15 Minuten laufenden Bereinigungslauf. Zusätzlich kann dein Browser eine lokale Reserve in Local Storage und IndexedDB halten. Nach Ablauf wird diese Reserve bei der nächsten Nutzung verworfen; du kannst sie jederzeit früher durch Zurücksetzen oder Löschen der Website-Daten entfernen.

Zur sicheren Zuordnung erhält dein Browser ein technisch notwendiges Cookie mit einem zufälligen, nicht sprechenden Zugriffsschlüssel. Es enthält weder Namen noch E-Mail-Adresse oder Wohnungsadresse. In der Datenbank liegt nur eine kryptografische Prüfsumme dieses Schlüssels. Wer den Cookie nicht besitzt, kann den temporären Zwischenstand nicht abrufen.

Zweck und Rechtsgrundlage: zuverlässige Durchführung des von dir gestarteten Checks einschließlich Exportvorbereitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Cookie und der Zugriff auf die lokale Reserve sind für die ausdrücklich gewünschte Funktion technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Kurzlebige Rückkehrangaben können zusätzlich im Session Storage liegen. MietMemo setzt keine Werbe- oder Profiling-Cookies ein.

4. Konto und passwortlose Anmeldung

Für private, geräteübergreifende Akten wird ein Konto benötigt. Die Anmeldung erfolgt passwortlos über einen einmaligen Link an deine E-Mail-Adresse. Verarbeitet werden insbesondere E-Mail-Adresse, ein optionaler Anzeigename, technische Sitzungsinformationen sowie Sicherheits- und Authentifizierungsprotokolle. Letztere können unter anderem IP-Adresse, Browser-/Geräteangaben, Zeitpunkt und Art des Anmeldevorgangs enthalten.

Zweck und Rechtsgrundlage: sichere Kontozuordnung, Anmeldung und Zugriffskontrolle auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Sicherheits- und Missbrauchsschutz zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mehr zum eingesetzten Dienst findest du in der Datenschutzerklärung von Supabase.

5. Wohnungsakte, Fotos und Inhalte Dritter

Wenn du eine Akte erstellst oder speicherst, verarbeitet MietMemo deine Angaben zur Wohnung und Übergabe, Räume, Check-Ergebnisse, Notizen, Schlüssel, Zählerstände, offene Punkte, Beteiligte sowie hochgeladene Dateien. Zu Fotos speichern wir außerdem die für die Nachweiskette benötigte Zuordnung, etwa Raum, Bauteil, Aufnahmeart, Zeitpunkt, Dateiname, Dateityp, Größe und technische Prüfsumme.

Fotos aus Kamera oder Mediathek können Personen, Namen, private Gegenstände, Dokumente oder Standortdaten zeigen. Originaldateien können technisch eingebettete Metadaten wie Aufnahmezeit, Gerätemodell oder – falls von deinem Gerät hinzugefügt – GPS-Koordinaten enthalten. Weil MietMemo das Original als Nachweis erhält, werden solche Metadaten nicht pauschal aus der Originaldatei entfernt. Prüfe deshalb vor dem Upload, was du teilen möchtest, und vermeide unbeteiligte Personen, persönliche Dokumente sowie nicht benötigte Standortdaten.

Zweck und Rechtsgrundlage: Erstellung, Speicherung, Bearbeitung und Export deiner Wohnungsakte auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Angaben zu Vermieterinnen, Vermietern oder weiteren Beteiligten darfst du nur eintragen, soweit du dazu berechtigt bist. Informiere betroffene Personen, wenn dies erforderlich ist.

Ohne Konto sind Akte und Dateien nur über den zufälligen Geräteschlüssel erreichbar und auf 48 Stunden nach der letzten Nutzung befristet. Bei einer Anmeldung werden sie dem privaten Profil zugeordnet und der temporäre Schlüssel wird entfernt. Der Objektspeicher ist nicht öffentlich; Zugriffe werden serverseitig geprüft. Originale und markierte Nachweiskopien bleiben getrennt, damit die Bearbeitung nachvollziehbar bleibt.

6. Sicherheit, Protokolle und Missbrauchsschutz

MietMemo protokolliert ausgewählte sicherheits- und produktbezogene Vorgänge, beispielsweise Anmeldung, Speichern, Export oder Löschung, soweit dies für Integrität, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit erforderlich ist. Für technische Zugriffslimits wird aus einem Identifikator eine kryptografische Prüfsumme gebildet; die dazugehörigen Begrenzungsdaten werden regelmäßig bereinigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr von Missbrauch, dem Schutz privater Akten und der technischen Nachvollziehbarkeit. Zugriff erhalten nur Personen und Dienstleister, die ihn für Betrieb, Support oder Sicherheit benötigen.

7. Zahlung, Rechnung und Freischaltung

Für kostenpflichtige Freischaltungen wird Stripe eingesetzt. Erst wenn du einen Kauf ausdrücklich startest, werden die für Zahlung, Rechnung und Betrugsprävention erforderlichen Kontakt-, Bestell-, Transaktions- und technischen Daten an Stripe übermittelt. MietMemo erhält Zahlungsstatus, Betrag, Währung, Produktzuordnung und – soweit von Stripe bereitgestellt – Rechnungsnummer sowie Links zu Rechnung oder Beleg. Vollständige Kartendaten werden nicht bei MietMemo gespeichert.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertrag und Zahlung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzlich vorgeschriebene Rechnungs- und Buchungsunterlagen. Es gelten ergänzend die Datenschutzinformationen und das Data Processing Agreement von Stripe.

8. Dienstleister, Empfänger und Drittlandübermittlungen

Wir setzen sorgfältig ausgewählte technische Dienstleister ein. Soweit sie in unserem Auftrag handeln, werden sie vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden. Eine Weitergabe oder ein Verkauf zu fremden Werbezwecken findet nicht statt.

GitHub wird für die private Quellcodeverwaltung und den Bereitstellungsprozess verwendet, nicht als planmäßiger Speicher für Wohnungsakten. Bei einer Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stützen sich Dienstleister – je nach Fall – auf einen Angemessenheitsbeschluss, das EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln einschließlich zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Einzelheiten enthalten die Auftragsverarbeitungsbedingungen von Vercel, das Data Processing Addendum von Supabase und die oben verlinkten Stripe-Unterlagen.

9. Speicherdauer und Löschung

• Temporärer Check ohne Konto: 48 Stunden nach der letzten Nutzung wird der Zugriff gesperrt. Datenbankeintrag und private Dateien werden im nächsten, alle 15 Minuten laufenden Bereinigungslauf automatisch gelöscht; fehlgeschlagene Dateilöschungen werden erneut versucht.
• Lokale Reserve: wird nach Ablauf bei der nächsten Nutzung verworfen oder vorher durch Zurücksetzen beziehungsweise Löschen der Website-Daten entfernt.
• Konto und Wohnungsakte: bis du die jeweilige Akte löschst, dein Konto löschen lässt oder eine gesetzliche beziehungsweise vertragliche Pflicht eine weitere Speicherung verlangt.
• Dateien einer gelöschten Akte: Die Zuordnung wird sofort aus der Akte entfernt. Die technische Objektlöschung wird anschließend abgearbeitet und bei einem Fehler erneut versucht.
• Anmelde- und Sicherheitsprotokolle: nach den für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlichen Fristen des jeweiligen Systems.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten; sie können deshalb trotz Löschung der Produktakte länger verbleiben.

Im Profil kannst du einzelne Wohnungsakten oder dein gesamtes Konto samt Produktdaten selbst dauerhaft löschen. Exportiere zuvor alle Unterlagen, die du behalten möchtest. Für weitere Löschanfragen schreibe von deiner Konto-E-Mail-Adresse an hallo@mietmemo.de.

10. Export, Teilen und externe Speicherorte

PDF und Fotomappe werden für deinen Abruf erzeugt und über die Download- oder Teilen-Funktion deines Geräts gespeichert. Sobald du eine Datei an iCloud Drive, Dropbox, einen E-Mail-Anbieter oder einen anderen Dienst übergibst, bestimmst du diesen zusätzlichen Empfänger; für dessen Verarbeitung gelten dessen Datenschutzinformationen.

Wenn du den optionalen direkten Dropbox-Export nutzt, wirst du zur Einwilligung zu Dropbox weitergeleitet. MietMemo verlangt ausschließlich Schreibzugriff auf den eigenen App-Ordner. Das kurzlebige Zugriffstoken bleibt nur im Sitzungsspeicher dieses Browsers, wird nicht in der MietMemo-Datenbank gespeichert und beim Schließen des Browser-Tabs beziehungsweise über „Dropbox trennen“ verworfen. Eine Datei wird erst übertragen, nachdem du den jeweiligen Dropbox-Button ausdrücklich betätigt hast.

Eine öffentliche oder direkte Vermieterfreigabe ist derzeit nicht aktiv. Ohne eine von dir ausdrücklich ausgelöste Freigabe erhält kein Vermieter über MietMemo Zugriff auf deine Akte. Vor Aktivierung einer solchen Funktion werden Zweck, Empfänger, Zugriffsdauer und Widerrufsmöglichkeit transparent dargestellt.

11. Pflichtangaben, KI und automatische Entscheidungen

Als erforderlich gekennzeichnete Konto-, Bestell- und Zahlungsangaben werden für die jeweilige Leistung benötigt. Ohne sie kann diese Funktion nicht bereitgestellt werden. Wohnungsangaben, Notizen und Fotos stellst du freiwillig für deine gewählte Dokumentation bereit.

Im internen Schmidt-Service-Auftrag kann ein Mitarbeiter eine KI-Lesehilfe für Strom-, Kaltwasser-, Warmwasser-, Gas- oder Wärmezähler ausdrücklich starten. Erst nach Auswahl des einzelnen Fotos wird dieses zusammen mit der Zählerkategorie serverseitig an die Google Gemini API übermittelt. MietMemo erstellt diese einzelne Interaktion mit store: false; sie wird damit nicht als abrufbare Gemini-Interaktion gespeichert. Das Originalfoto verbleibt zusätzlich in der geschützten Auftragsakte.

Die Lesehilfe schlägt Zählerart, Nummer, Stand, Einheit und – soweit sichtbar – Zuordnung vor. Sie darf unklare Ziffern nicht ergänzen. Das Ergebnis bleibt bis zum sichtbaren Abgleich mit dem Originalfoto als ungeprüft markiert und kann jederzeit manuell korrigiert werden. MietMemo setzt dafür ausschließlich einen Gemini-API-Schlüssel aus einem abrechnungsfähigen Google-Cloud-Projekt ein. Nach den Gemini-API-Bedingungen werden Eingaben und Antworten bei kostenpflichtigen Diensten nicht zur Produktverbesserung verwendet; sicherheitsbezogene Protokollierung durch Google kann dennoch begrenzt erfolgen. Rechtsgrundlage ist die Durchführung des beauftragten Dokumentationsvorgangs nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Daten weiterer Beteiligter zusätzlich das berechtigte Interesse an einer nachvollziehbaren Übergabedokumentation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

MietMemo trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über dich. Hinweise oder Dokumentationsscores sind organisatorische Hilfen und keine rechtliche, bautechnische oder gutachterliche Bewertung.

12. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Schreibe zur Ausübung deiner Rechte an hallo@mietmemo.de. Damit niemand fremde Kontodaten erhält, können wir einen Identitätsnachweis über den Kontozugang oder weitere geeignete Angaben verlangen.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Speicherfristen oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung mit Versionsdatum ist über die Fußnavigation erreichbar. Bei wesentlichen Änderungen an einem bestehenden Konto informieren wir zusätzlich in geeigneter Form.